난 컴퓨터로 자료 정리를 하기 때문에 두 가지를 동시에 할 수 있는 방법을 찾고 있다.
예를들면, 회사의 업무파일들도 부서별로 정리되어야 하고, 또한 다음년도에 다시 사용하기 위해서는 시간별로(보통 1년 흐름은 비슷하니까) 정리가 되어야 하는데, 두 가지를 동시에 해결할 수 있는 방법을 찾고 있다.
우선은 주제별로 정리하고 시간별로의 파일을 링크파일을 이용하여 해결할까도 생각해 봤는 데 결국 파일이 많이 생기는 방법이라 그리 좋은 방법이 아닌 거 같다.
웹의 Tag를 이용하면 해결할 수 있을 것 같긴 한데....
주제별로 Tag를 설정하면 주제별로 묶인 디렉토리 구성이 나오고,
장소별로 Tag를 설정하면 장소별로 묶인 디렉토리 구성이 나오고,
그 파일(또는 항목) 중 하나를 선택하여 시간별로 Tag를 설정하면 시간별로 인과관계를 알 수 있는 디렉토리 구성이 나오면 좋을 것 같다.
이거 지식관리기법 등에서 사용될 법도 한데... Wikipedia 흠...
아무튼 좋은 자료라 긁어왔다.
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수집한 자료를 정리하고 요약하는 좋은 방법을 제시하고 있는 책이 있어 그 부분을 소개합니다.
다양한 자료 정리 방법을 활용하라.
자료와 정보를 아무리 성실하게 수집했다 하더라도 제대로 분석하고 정리, 요약하지 못하면 아무런 소용이 없다. 수집한 정보가 모두 다 프레젠테이션에 쓸 수 있는 자료는 아니다. 꼼꼼한 분석을 통해 거를 것은 걸러내고 보강할 것은 보강해야 한다. 기획의도에 맞춰 자료를 올바로 분석하려면 기획의 내용을 잘 이해하고 있어야 한다. 여기에는 일정 수준의 경험과 능력이 필요하다.
자료 분석 작업에는 많은 사람이 참여하는 것이 효과적이다. 여러 사람을 상대로 하는 자료이기 때문에 여러 사람의 다양한 의견을 반영해서 분석하는 것이 좋을 수밖에 없다. 분석이 제대로 되면 자료를 충분히 파악하고 있는 셈이므로 다음단계의 작업이 쉬워진다.
분석이 끝나면 자료를 정리해야 한다. 자료정리에는 여러 가지 방법이 있다.
1. 시간의 흐름에 따라 순서대로 나열한다.
2. 공간의 특성에 따라 같은 주제를 묶는다.
3. 인과관계에 따라 같은 주제를 묶는다.
4. 문제 설정과 해결법 제시를 한데 묶는다.
1. 시간의 흐름에 따라 순서대로 나열한다.
시간의 순서에 맞게 과거, 현재, 미래의 순서대로 자료를 나열하는 방법이다. 문제 발생(과거)과 상황 전개(현재), 해법제시(미래)의 순서대로 늘어놓는 것이다.
설명이 밋밋하다고 생각되면 순서를 바꾸어도 상관없다. 가장 핵심이 되는 부분을 시간의 순서에 관계없이 먼저 설명하면 된다. 그 다음에 발생 시점의 상황을 설명하고 해법을 제시한다.
2. 공간의 특성에 따라 같은 주제를 묶는다.
설명하려는 자료들은 주제나 특성에 따라 분류하여 따로 묶는 방법이다. 가령 자동차에 대한 프레젠테이션이라면 엔진, 디자인, 안전장치, 성능, 내구성 등 자동차의 기능에 따라 부문별로 나누어 설명한다.
이렇게 부문별로 분류하여 설명하면 타사의 제품과 비교하기 쉽다는 장점이 있다. 다른 차와 엔진끼리 비교가 되고, 디자인까리 비교가 되고, 성능끼리 비교가 되므로 쉽게 장단점과 우열을 판단할 수 있다.
3. 원인과 결과에 따른 정리
인간관계에 따라 원인과 결과를 연결하는 방식이다. 여러 사람이나 여러 부서가 관계되어 있는 사안의 경우 서로 이해관계가 다를 수도 있다. 이럴 때 모든 문제를 한꺼번에 설명하려고 들면 각자의 이해관계가 얽혀 쉽게 정리하기 어렵다. 이런 경우에는 원인과 결과를 한데 묶어서 설명하는 것이 좋다. 어떤 팀에게는 지대한 관심 사항이 어떤 팀에게는 전혀 무관심한 사항일 수 있기 때문이다. 즉, 이해관계가 다른 사람들이 모여 있을 때는 각자에게 관심이 있는 사항만 집중해서 듣게 만드는 요령이 필요하다.
4. 문제와 해결방법에 따른 정리
문제설정과 해결법 제시를 한데 묶는 방법이다. 원인과 결과에 따른 정리와 비슷한 면이 있지만 약간 다르다. 이 방법은 문제점이 여러 가지일 때 사용하면 효과적이다. 문제점을 모두 나열한 뒤 해결방법을 한꺼번에 나열하지 말고 문제가 되는 사안마다 해결방법을 제시하는 식으로 정리하여 발표하는 것이다.
각 부분들의 핵심을 명쾌하게 요약한다.
정보의 분석과 정리 못지않게 중요한 것이 요약이다. 각 분석 자료의 핵심을 정리하는 요약이야말로 청중에게 내용을 확실하게 전달하는 요체라고 할 수 있다. 특히 프레젠테이션의 전체 흐름을 유지하면서 프레젠테이션의 목적에 맞춰 각 부분들을 일목요연하게 요약해 주면 전체내용을 쉽게 이해할 수 있다.
요약하는 능력을 기르기 위해서는 평소에 연습을 많이 해봐야 한다. 경험자들도 가장 어려워하는 부분이 바로 요약이다.
프레젠테이션 1막5장 (이용갑 지음/ 프롬북스) 중에서
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